O que é 5s e como esse sistema pode melhorar a qualidade da empresa

Sabemos que o Japão é um dos países que têm empresas mais organizadas no mundo. Com isso, se tornaram referência em sistemas de gestão e otimização da qualidade. Entre esses sistemas está o 5s.

Você sabe o que é o 5s? Trata-se de um programa de gestão da qualidade de uma organização, que consiste em 5 etapas, todas com palavras iniciadas em s, por isso o nome.

Para te ajudar a entender esse programa, qual o significado de cada um dos s e como implementar na sua empresa, bem como os benefícios que vai ter com ele, preparamos este texto. Confira abaixo!

O que é 5s (Cinco S)?

Mas o que de fato é o 5s? Trata-se de um formato de gestão japonês que tem por objetivo a qualidade e a melhoria de funcionamento das organizações, contudo, há quem use em casa, na igreja, na escola e em outros setores.

Esse método é baseado em 5 palavras japonesas, todas iniciadas com “S” e por isso, o nome 5s. São elas:

Seiri – Senso de utilização

Seiton – Senso de organização

Seiso – Senso de limpeza

Seiketsu – Senso de padronização

Shitsuke – Senso de disciplina

Esse programa tem efetividade para mudar totalmente o comportamento nas organizações, gerando qualidade no processo e resultado. Cada palavra tem uma representatividade, as quais apresentaremos mais à frente.

Os 5 aspectos do 5s

Como citamos acima, cada palavra tem um significado dentro do programa de gestão 5s, então é importante entender os 5 aspectos para implementar o programa na sua organização.

Várias pesquisas já apontaram que o programa foi usado em pequenas, médias e grandes empresas, além de instituições sociais, religiosas e outras. Mesmo que cada instituição tenha uma finalidade, o sistema pode ser adaptado para todas, de modo a otimizar os resultados.

Seiri – Senso de utilização

A primeira etapa, que gera preparação para o restante do método é a do senso de utilização – Seiri. Trata-se do uso consciente e eficiente dos materiais e recursos da organização.

Nesta fase, será necessário realizar uma análise e emitir relatório para entender a necessidade e utilidade de cada objeto e setor, para que possa ser retirado tudo que está “ocupando espaço” e gerando gasto, garantindo assim otimização de recursos financeiros.

Essa etapa deve ser cumprida principalmente em objetos ou utensílios que tiram a atenção, atrapalham a rotatividade e diminuem a produtividade.

Seiton – Senso de organização

Com o ambiente já otimizado em questões de recursos, é hora de partir para o senso de organização. Ou seja, é hora de organizar o que não foi retirado. Neste passo é importante promover um sistema de comunicação visual, deixando com maior facilidade de acesso o que é usado com mais frequência.

Em locais que abrigam produtos é interessante usar estantes, armários, quadro e etiquetas para realizar a identificação e facilitar a busca na hora da utilização.

Esse senso pode ser usado também na vida pessoal, nas obrigações diárias. Assim, terá otimização e economia de tempo.

Seiso – Senso de limpeza

Sabemos que toda organização gera uma sujeira, não é mesmo? Imagine como fica depois de tirar materiais, reorganizar outros…

Então, o terceiro senso é o de limpeza. A limpeza física é necessária para manter o asseio nas paredes, pisos, mesas, equipamentos e outros. Essa etapa dará nova cara ao local e proporcionará outro ambiente de trabalho.

Mas não para por aí, essa limpeza também é destinada às relações interpessoais. Dinâmicas e atividades são importantes para fazer uma limpeza nas intrigas, competições não saudáveis, críticas e outras, deixando as relações mais transparentes, honestas e respeitosas.

Seiketsu – Senso de padronização

Depois chegamos ao senso de padronização. Depois de tudo limpo e organizado, é hora de criar um padrão para utilização desse novo espaço. Aqui, o objetivo é criar regras de utilização e limpeza, que norteiam o dia a dia de trabalho para manter o que foi feito nos 3 primeiros passos.

Shitsuke – Senso de disciplina

Por último, mas não menos importante, é hora de colocar em prática o senso de disciplina na organização. Talvez essa seja a fase mais difícil, porém extremamente importante para a qualidade dos resultados.

Nesta etapa é preciso desenvolver atividades e informativos para ensinar aos colaboradores como manter a boa prática dos sensos anteriores para que não seja desfeito todo o trabalho já realizado.

Mas lembre-se, além de estabelecer as regras e informá-las, é preciso supervisionar. Nos primeiros dias, haverá dificuldades e até esquecimento pela falta de hábito. Mas, é a supervisão que vai auxiliar nesse desenvolvimento. É no senso de disciplina, que garantimos o resultado positivo pelo qual os sensos anteriores trabalham.

Vantagens de usar o 5s

Bom, após ler sobre os 5 sensos que compõem o método, você deve estar se perguntando quais as vantagens da utilização do mesmo na sua organização. Sabemos que algumas pessoas têm medo da mudança e do trabalho que ela irá gerar. Mas, se bem executado, o trabalho será uma vez só e com resultados permanentes.

Veja abaixo quais as maiores vantagens de implantar o 5s:

Economia financeira;
Economia de tempo;
Melhoria na comunicação e troca de informações na empresa;
Otimização do treinamento para novos clientes;
Maior segurança;
Mais empenho dos colaboradores;
Melhor desempenho;
Possibilidade de crescimento com qualidade;
Maior controle de estoques.

Conclusão

O sistema 5s, é o responsável por otimizar uma organização em 5 passos, Seiri – Senso de utilização, Seiton – Senso de organização, Seiso – Senso de limpeza, Seiketsu – Senso de padronização e Shitsuke – Senso de disciplina.

Agora que você já entendeu como funcionam cada um desses passos e a vantagem da utilização desse sistema, é hora de colocá-los em prática. Aproveite e acompanhe nossos conteúdos, com outras dicas de administração e organização!