Fazer a gestão da mudança pode ser bastante desafiador. A mudança pode ocorrer sem o desejo do Administrador e está em toda parte: seja nas organizações, nas pessoas, nos clientes, nos produtos e serviços, na tecnologia, no tempo e no clima.
A mudança constitui característica essencial no processo de criatividade e de inovação das organizações. As mudanças podem ser:
- Ambientais: trata da maneira como os stakeholders atuam no mercado; a forma como a organização age em relação aos stakeholders. São fatores externos que afetam de alguma maneira o desempenho da organização;
- Tecnológicas: diz respeito à forma pela qual os processos são realizados;
- Institucionais: relacionadas às normas, leis, regulamentos;
- Comportamentais: ligadas às mudanças internas, como por exemplo alterações no clima organizacional.
A mudança significa a passagem de um estado para outro diferente. É a transição de uma situação para outra. A mudança envolver transformação, interrupção, perturbação, ruptura, dependendo da sua intensidade. (Chiavenato, 2010)
Etapas do processo de mudança
O processo de mudança é composto de três etapas:
- Descongelamento: é a fase inicial, na qual as velhas ideias são deixadas de lado. É a abdicação do padrão de comportamento atual. Não havendo esta etapa possível que haja um retorno ao padrão habitual de comportamento.
- Mudança: é a experimentação de novas ideias e novas práticas. A mudança ocorre ainda em duas fases:
- identificação: as pessoas aceitam a necessidade de aplicar a nova atitude;
- internalização: as pessoas passam a desempenhar novas atitudes como seu novo padrão de comportamento.
- Recongelamento: consiste na incorporação definitiva (pelo menos até o próximo processo de mudança) das novas práticas no comportamento. Indica que o novo padrão foi aprendido e que já foi incorporado à prática. Nesta etapa ocorre a estabilização da mudança. O recongelamento requer dois aspectos:
- apoio: é o suporte através de recompensas que mantém a mudança;
- reforço positivo: prática proveitosa que torna a mudança bem-sucedida.
A mudança organizacional é considerada orgânica, pois os problemas organizacionais não podem ser resolvidos por partes, já que há uma interrelação muito forte entre os diversos processos, áreas e públicos das empresas.
Basicamente a gestão da mudança consiste na capacidade do agente em conduzir a organização entre as mudanças. A ideia é que as mudanças são provocadas pelo ambiente, sendo umas parcialmente previsíveis e outras não.
Neste contexto a gestão da mudança implica na ação deliberada do agente intervindo nos processos de mudança e provocando transformações.
É necessária uma intervenção porque as mudanças ocorrem e a organização não irá adaptar-se sem um norte. A capacidade de adaptação da organização inclui-se entre os requisitos necessários para a promoção de uma mudança organizacional.
A Gestão da Mudança tem forte relação e geração de impacto na cultura organizacional.
Se a cultura organizacional for extremamente reativa, isto é, resistente à mudanças, o administrador terá dificuldades em implementar as transformações.
Se caso não houver planejamento em relação às mudanças, elas virão mesmo assim. Neste contexto poderá haver a improvisação organizacional, que é um tipo de mudança em que as decisões não planejadas alteram os componentes da estrutura da organização.
Por isso a Gestão da Mudança é essencial também como parte do Planejamento Estratégico da organização.
O objetivo da mudança organizacional estratégica é alterar o posicionamento da organização em face do ambiente.
Dessa forma, a maneira mais eficaz para gerenciar as mudanças de forma satisfatória é criá-las. Quem fará isso será o agente de mudanças. O resultado será que a organização não terá mais receio de enfrentar as alterações ambientais, mas enxergará isto como uma oportunidade.
Quem é o agente de mudanças?
É a pessoa de dentro ou de fora da organização que conduz ou guia o processo de mudança em uma situação organizacional. Pode ser um membro da organização, como também um consultor interno ou externo.
A tendência que tem sido verificada é que os especialistas em Gestão de Pessoas estão se tornando consultores internos, enquanto os gerentes de linha têm se tornado agentes de mudança, agindo como facilitadores do processo por meio do incentivo às etapas de descongelamento, mudança e recongelamento.
Mudança Participativa versus Impositiva
O agente pode conduzir a mudança de forma que esta seja participativa ou impositiva. A mudança negociada (participativa) exige maior tempo para que seja assimilada. A efetividade e os resultados do processo participativo são menos visíveis em curtíssimo prazo. A mudança participativa se consolida com o tempo, não voltando ao comportamento anterior.
A mudança impositiva, por sua vez, tende a darem resultado positivo melhor do que a participativa no curtíssimo prazo. Contudo, a imposição da mudança pode não gerar internalização nos membros da organização em relação aos novos procedimentos adotados. No médio e longo prazo, a gestão da mudança de forma impeditiva tende retornar aos níveis de inovação nos procedimentos anteriores às mudanças realizadas.
Teoria do Campo Organizacional
No processo de mudança existirão forças positivas, de apoio e suporte, chamadas Forças Impulsionadoras, cujos resultados implicam na promoção de mudanças. Mas também existirão forças negativas, de oposição e resistência, chamadas Forças Restritivas, as quais procuram manter o status quo, evitando qualquer situação de mudança.
A teoria de Kurt Lewin, um dos primeiros psicólogos a estudar as organizações, explica que os padrões de comportamento são decorrentes das interações e das influências que o indivíduo estabelece com o meio.
A Teoria do Campo Organizacional explica como cada indivíduo sintetiza de forma diferente as vivências com o meio ao longo de sua vida; assim, cada pessoa, cada ser humano, possui uma dinâmica interna própria, portanto, interpreta e percebe as coisas, as pessoas, as situações, de forma particular.
O comportamento é resultado de uma totalidade de fatos e eventos coexistentes em uma determinada situação. A inter-relação entre os fatos e eventos cria um campo dinâmico. Este campo dinâmico, ou ambiente psicológico, corresponde aos padrões organizados de comportamentos e percepções do indivíduo em relação a si e ao seu ambiente.
O comportamento organizacional é resultante da confrontação entre as Forças Impulsionadoras, que promovem mudanças; e as Forças Restritivas, que procuram manter o status quo, evitando qualquer situação de mudança.
Onde o processo de mudança organizacional pode impactar?
O processo de mudança pode causar impactos em diversos áreas que envolvem a organização. Estes impactos irão atingir tanto a organização formal quanto a organização informal.
A organização formal é a organização oficialmente adotada e é geralmente caracterizada pelo organograma e pelos manuais de organização.
A organização informal é a rede de relacionamentos e interações que se desenvolve espontaneamente entre as pessoas que ocupam posições na organização formal.
Impactos na organização Formal
Na organização formal as mudanças irão impactar na estrutura organizacional. Alguns elementos importantes da estrutura que sofrem impactos da mudança são:
- divisão vertical: estrutura de hierarquia representada no organograma;
- divisão horizontal: mesmo nível hierárquico, mas com abrangência em diferentes áreas;
- linhas de comunicação: mostram o caminho que uma ordem vai tomar dentro da organização, dizendo a quem determinado setor irá se reportar. Mostram a autoridade de linha, que é a autoridade de dar uma ordem, de exigir as tarefas.
Sendo assim, a mudança também irá impactar nos diferentes tipos de autoridades, a saber:
- Autoridade de Linha: autoridade de dar ordem, de exigir tarefas;
- Autoridade de Staff: Assessoria. Os assessores não tem subordinados. Eles emitem opiniões, análises, pareceres. Não há emissão de uma ordem a um subordinado. Órgãos de assessoria não decidem, mas tem uma autoridade no sentido de se pronunciarem tecnicamente acerca de determinado assunto.
- Autoridade Funcional: é também uma autoridade formal, definida nas normas organizacionais internas, mas não consta no organograma. É um indivíduo que tem poder de autoridade sobre determinado assunto, podendo interferir em mais de uma área.
Impactos na organização Informal
Organização informal é a rede de relacionamentos e interações que se desenvolve espontaneamente entre as pessoas que ocupam posições na organização formal. É a organização fortemente influenciada no curto prazo pelo clima e no longo prazo pela cultura organizacional. Deve ser considerada também pelo Agente de Mudança.
Considerações sobre Gestão da Mudança
As mudanças ocorrem mesmo sem a organização prever. Sendo assim, a melhor maneira para encarar as alterações no ambiente organizacional é criar mudanças, por meio do Agente de Mudanças. Dessa forma, a organização passará a perceber estas alterações como oportunidades e não mais como ameaças.
Para uma empresa ser proativa diante de mudanças é necessário uma auto-avaliação constante para saber de fato em que momento está, qual é o clima organizacional e se os colaboradores estão prontos para participar ativamente do processo de mudança e não apenas observá-lo.
Referências
Chiavenato, I. (2010). Gestão de pessoas: o novo papel dos recursos humanos nas organizações (3 ed., p. 579). Rio de Janeiro: Elsevier.
Gestão de Mudanças (ANTAQ – Equipe de Planejamento Estratégico). Disponível aqui.
Lewin, K. (1939). Field theory and experiment in social psychology: Concepts and methods. American Journal of Sociology, 44(6), 868–896.