Kanban: O que é e como funciona? Veja como o sistema pode te ajudar

Realizar o gerenciamento de tarefas mantendo todos os estágios de produção a vista e ainda garantir que todos eles funcionem de forma harmoniosa e efetiva pode parecer simples. Contudo, conforme a organização cresce, essa tarefa passa a ficar bastante complicada.

Por isso, ao longo dos anos foram surgindo ferramentas de gestão que auxiliam nesse déficit e garantem maior facilidade aos gestores. Uma dessas ferramentas, criada na década de 60 é o sistema kanban.

Para que você entenda o que é esse sistema, como ele funciona, suas vantagens e como utilizá-lo para otimizar os processos em sua empresa, preparamos este artigo. Acompanhe até o final e tire todas as suas dúvidas.
O que é o sistema kanban?

O que é o sistema kanban?

Kanban trata-se de um sistema de gestão que utiliza cartões de cores diferentes para detalhar tarefas que fazem parte de um processo de produção. Com o sistema, é possível identificar as tarefas que estão em execução, as que precisam ser feitas e as que já foram concluídas.

O sistema kanban foi criado na década de 60 pela Toyota para fazer parte do sistema Just In Time e controlar o abastecimento e controle de estoque da empresa. Contudo, o modelo também chamado de método de gestão visual demonstrou tanto sucesso que continua sendo adotado por empresas até hoje.

Como funciona o kanban na prática

Kanban que significa, cartas que você pode ver e tocar, funciona com um quadro, que contém espaço com cores. As cores representam o estágio da tarefa e os cartões são as tarefas necessárias na empresa.

Então, conforme andamento do processo, os cartões são movidos para mostrar se a tarefa precisa ser realizada, está em execução ou já foi concluída.

Esse modelo foi adaptado para o formato acima, mas originalmente era exclusivamente para estoques, assim os cartões representam peças e o processo mostra se elas estão em falta ou se tem quantidade suficiente. Assim, evita-se ficar sem peças necessárias e também de ficar com estoque parado com peças em excesso.

Veja a seguir um exemplo de Quadro de Kanban (Kanban Board) que pode ser utilizado no dia a dia da sua empresa:

Dica: no site Canva você irá encontrar diversos modelos de Kanban.

Tipos de kanban

O sistema kanban pode ser marcado com cartões impressos, luzes coloridas ou até mesmo locais demarcados. O sistema oferece dois modelos de Kanban: o de produção e o de movimentação. Veja abaixo como funciona cada um deles.

Kanban de produção

O kanban de produção trata-se do sistema instalado no início da linha de produção. Esse quadro tem como objetivo mostrar a quantidade de peças necessárias para a linha de produção em que está.

Então, com o quadro é mais fácil e ágil solicitar a reposição de componentes que estão se esgotando.

Kanban de movimentação

Esse tipo, que também é chamado de kanban de transporte ou de retirada, representa um estágio diferenciado. Esse tipo de sistema mostra a transição de peças entre estágios ou empresas.

Vantagens de usar o kanban

O sistema kanban otimiza os processos em uma organização, se consolidando como uma excelente ferramenta para a gestão de tarefas. Mas, dentro dessa função existem inúmeras vantagens que você precisa conhecer.

Veja abaixo quais são as principais delas:

Comunicação integrada

A primeira vantagem que vamos apresentar sobre o sistema de gestão visual é a integração da comunicação. Por mais que o sistema seja automatizado e todos tenham acesso às informações, a comunicação interna é otimizada. Sem conflitos, sem erros, cada um faz sua parte e se importa em informar aos outros sobre em que processo está trabalhando.

Aumento da produtividade

É inegável que esse sistema aumenta a produtividade de uma organização. Afinal, aplicando-o em uma empresa, a equipe consegue atuar de forma mais efetiva, com foco totalmente voltado para as atividades a serem executadas. Com o quadro e as tarefas visíveis, acontecem menos erros e a otimização do processo aumenta a produtividade dos colaboradores.

Priorização de atividades

O sistema é dividido em cores e cada uma demonstra um grau de prioridade. Sendo assim, com essa classificação fica mais fácil de perceber quais são as tarefas mais importantes, com menor prazo de solução e assim trabalhar para solucioná-las. Lembrando que com o passar do tempo, com o sistema Kanban já não será mais necessário o gestor ficar executando cobranças, os funcionários olharão o quadro e saberão como agir ou o que fazer primeiro.

Estímulo do trabalho em equipe

Com as vantagens acima, já dá para perceber que a harmonia garante melhorias no dia a dia de trabalho. Sendo assim, podemos afirmar que o estímulo do trabalho em equipe é mais uma das vantagens. Em especial nas organizações que as tarefas precisam passar por vários setores até chegar a conclusão. Assim, cada um entende em que processo está a tarefa e sabe sua hora de entrar em cena para colaborar com o resultado final.

Controle sobre as atividades

Outra vantagem encontrada na utilização desse sistema de gerenciamento de tarefas e estoque é o controle das atividades. Com ele, gestores não precisam passar de setor em setor para avaliar o andamento, já que pelo painel é possível acompanhar tudo sem dores de cabeça. Com isso, otimiza o tempo, a execução das atividades e também o gerenciamento da organização. Com essa transparência, até os colaboradores se sentirão mais confortáveis para trabalhar, dando resultados positivos.

Flexibilidade do fluxo de trabalho

Por último, mas não menos importante, podemos afirmar que o kanban possibilita a flexibilização da rotina de trabalho. Afinal o quadro pode ser adaptado segundo necessidade do local, possibilitando adicionar ou remover coluna a qualquer momento.

Conclusão

O kanban desde que foi criado pode auxiliar muitas empresas, tanto no controle de atividades diárias, quanto no controle de estoque que foi sua função inicial. Sendo assim, as empresas que o utilizam podem usufruir de todas as vantagens citadas acima.

E aí, gostou do sistema? Aproveite e veja outras ferramentas de gestão que temos a te apresentar e escolha as que melhor atenderem o perfil da sua empresa!