O que é Order Management System (OMS)?

Com o mercado de consumo em ascensão e a mudança nos hábitos de consumo, as empresas que desejam se destacar precisam adotar novas posturas. Entre elas, entender o que é o Order Management System (OMS, ou Sistema de Gerenciamento de Pedidos) e iniciar sua implementação é fundamental.

Uma empresa que investe na tecnologia, não só consegue administrar os processos de venda, mas também facilita desde a criação do pedido até os desafios logísticos inerentes a um mundo omnicanal.

E aí, grandes vantagens não é mesmo? A essa altura você deve ter se interessado no assunto. Então, acompanhe esse artigo e conheça a OMS, veja suas vantagens, quem deve usar e como implantar em sua empresa!

O que é OMS (Order Management System)?

Ordem Managment System (OMS), que traduzido significa Sistema de Gerenciamento de Pedidos (SGP), trata-se de um software que é responsável por gerir a entrada e o processamento de pedidos feitos por clientes para a empresa que utiliza o sistema.

Pode-se dizer que é uma solução tecnológica que possibilita de um local ter o controle de todos os pedidos recebidos por qualquer plataforma, seja loja, web, central de atendimento, celular e quiosque.

O gerenciamento de pedidos é um processo responsável por realizar a administração total do ciclo de pedidos de uma empresa. Ele atende desde o momento em que o cliente realiza a compra, passando pelo seu processamento dentro do estoque, chegando então ao destinatário final.

Em resumo, pode-se dizer que o processo envolve quase todos os departamentos de uma organização: equipe de vendas, atendimento ao cliente, equipe de estoque, financeiro e responsáveis pela entrega.

Com um gerenciamento feito de forma eficiente, o fluxo de trabalho é otimizado, estabelecendo-se processos mais rápidos e fáceis que garantem a satisfação do cliente e a proteção da reputação da empresa.

Recursos oferecidos pelo OMS

Um Order Management System (OMS) normalmente oferece suporte a cinco áreas principais dentro do processo de gerenciamento de pedidos.

Canal de vendas: Um OMS consolida e recebe informações de todos seus pontos de venda, inclusive online, na loja e call center. Também aceitam pedidos de alguns produtos de diferentes regiões globais e várias moedas.
Suporte de vendas: Estão à disposição informações sobre os produtos que são atualizadas em tempo real, para funcionários e clientes, incluindo as equipes do atendimento ao cliente. O OMS oferece suporte também para trocas e devoluções de clientes omnicanal.
Banco de dados de clientes: O sistema oferece um conjunto de informações, incluindo atividades de contato do cliente e detalhes até mesmo de pedidos anteriores. Assim, permite que um representante de serviço tenha conhecimento de clientes potenciais e altamente lucrativos.

Benefícios de um Sistema de Gerenciamento de Pedidos

Mesmo sabendo de fato o que é o Order Management System, qualquer empresário tem o interesse de entender os benefícios de fato de usar esse software. Em alguns casos, apenas o entendimento de como funciona o sistema e o que ele pode otimizar já é suficiente, ainda assim, quando não basta é preciso mostrar que existem mais benefícios. Veja:

Entrada de dados reduzida: Como as mesmas informações são usadas em todas as áreas do processo de vendas e atendimento, menos entrada de dados é necessária e isso significa menos potencial para erros.
Visibilidade: O sistema possibilita visibilidade, garantindo o acesso de todos os funcionários. Além disso, garante que todos consigam rastrear os pedidos, inclusive o cliente que o fez.
Análise: É possível facilitar a tomada de decisões através dos painéis de análise e assim, rastrear KPI’s (Key Point Indicators) e fazer previsões de venda.

Como saber se você precisa do OMS

Agora que você já sabe o que é OMS (Order Management System), antes de aplicá-lo de fato em sua empresa, é preciso entender se você precisa de um software de gestão de pedidos como ele. Então, se você atender a lista abaixo, é porque está na hora de investir:

Processamento de mais de 10 pedidos por dia.
Gerenciamento de pedidos de vários canais, como uma loja da web e loja física.
Cumprindo pedidos com vários fornecedores ou 3PL.
Cometer erros críticos, como enviar o produto errado ou para o endereço errado.
O tempo de processamento leva dias, causando tempos de entrega mais lentos.
Falta de visibilidade ou relatórios sobre os processos atuais.

Curiosidade: Aplicação do Sistema de Gerenciamento de Pedidos em mercado de capitais

Além de saber o que é OMS, você também precisa saber que o Order Management System possui outra aplicação, com uso destinado para a área financeira. Neste sentido, atua como uma plataforma baseada em software que tem por objetivo facilitar e gerenciar a elaboração de ordens de títulos, sendo geralmente através do protocolo FIX (Financial Information eXchange).

Os sistemas de gerenciamento de pedidos (OMS) podem ser chamados também de Sistemas de Gerenciamento de Pedidos de Negociação, nesta aplicação específica dentro do mercado financeiro. São usados tanto no lado de quem faz uma compra, quanto do lado de quem realiza a venda de ativos financeiros. Contudo, vale enfatizar que a funcionalidade fornecida pelo OMS do lado da compra e do lado da venda são um pouco diferentes.

Normalmente, apenas os membros da Bolsa de Valores podem se conectar diretamente a uma Bolsa, o que significa que um OMS do lado da venda geralmente tem conectividade da Bolsa, enquanto um OMS do lado da compra se preocupa com a conexão com as empresas do lado da venda.

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Conclusão

Aqui você pode ver que o Order Management System (Sistema de Gerenciamento de Pedido) trata-se de uma software que faz o gerenciamento e centralização de pedidos de diversas plataformas que uma empresa possui.

Sendo assim, o sistema facilita o trabalho diário, gera melhor experiência ao cliente e otimiza o processo posterior ao recebimento do pedido. Esse é o ideal para empresas que querem estar ligadas a tecnologia e inovação.

E então? Está na hora de adequar a sua empresa, não é mesmo? Aproveite e veja outros textos sobre negócios, estratégia e tecnologia que podem te ajudar.