A estabilidade nas organizações atuais nunca será alcançada. O ser humano é imprevisível e a sociedade é um sistema vivo, mutável e instável. Neste contexto, as organizações não podem aguardar um estado de estabilidade para depois agir. Elas precisam aprimorar suas capacidades como resultado de um processo de transformação de seus modelos, propondo novas estruturas e padrões de comportamento.
- incrementais: buscam a realização progressiva de
pequenas modificações em partes da organização e em suas relações externas, sem
romper bruscamente com as formas pelas quais a organização se adapta e
transaciona com seu ambiente; - radicais:
buscam promover mudanças por meio de rupturas das
práticas organizacionais tradicionais.
Os motivos para a transformação de processos incluem: construir processos com foco do cliente; aumentar a produtividade; reduzir defeitos; reduzir desperdícios; garantir a sustentabilidade das operações; reduzir o tempo de ciclo dos processos; melhorar a qualidade; aumentar a capacidade; aproveitar ou desenvolver oportunidades; inovar; mudar de paradigma; reduzir risco; reduzir custo.
Amplitudes de transformação
Melhorias de processo
Improvement – BPI) é uma iniciativa específica ou um projeto para melhorar o alinhamento e o desempenho de processos com a estratégia organizacional e as expectativas do cliente.
Melhoria contínua é uma evolução incremental de um processo utilizando uma abordagem disciplinada para assegurar que o processo continue atingindo seus objetivos. Entre as abordagens de melhoria contínua de processos encontram-se:
- Lean: é basicamente obter as coisas certas, para o lugar certo, na hora certa, na quantidade certa, minimizando o desperdício e sendo flexível e aberto à mudança. Lean é uma filosofia que encurta o tempo entre o pedido do cliente, a produção e o envio do produto ao eliminar fontes de perdas
- Six sigma: é uma abordagem para eliminar defeitos com base em fatos e dados estatísticos em qualquer processo, desde a manufatura até o transacional e do produto ao serviço. Direciona a seis desvios padrão entre a média e o limite de especificação mais próximo.
A representação estatística de Six Sigma descreve quantitativamente como um processo é executado. Ao atingir seis sigmas, um processo obtém a capacidade de apresentar não mais que 3,4 defeitos por milhão de oportunidades de defeito. - TQM (Total Quality Management): é um conjunto de práticas ao longo da organização para assegurar que esta consistentemente satisfaça ou exceda os requisitos do cliente. TQM coloca forte ênfase em medição e controles de processo como um meio para melhoria contínua. A análise estatística é utilizada para monitorar o comportamento de processos e identificar defeitos e oportunidades de melhoria. TQM é considerado um precursor do Six Sigma.
Redesenho de processos
Reengenharia de processos
Reengenharia de processos (Business Process Reengineering – BPR) é
um repensar fundamental e um redesenho radical de processos para
obter melhorias dramáticas no negócio.
Esta mudança drástica é necessária no contexto atual, pois fornecer qualidade ou custo baixo não é mais suficiente, uma vez que isto já é feito na maioria das organizações. A concorrência agora se dá por meio de outros fatores. O objetivo da reengenharia é a aplicação criativa de novas abordagens de negócio, modelos de gestão, técnicas e tecnologias.
A metodologia de Michael Hammer e James Champy para reengenharia é subdividida em sete regras ou princípios:
- Organizar em torno de resultados, não tarefas;
- Fazer com que, na medida do possível, aqueles que utilizam o produto do processo executem o próprio processo;
- Pessoas que coletam os dados e produzem as informações deveriam também ser responsáveis pelo processamento;
- Recursos geograficamente dispersos devem ser tratados como se fossem centralizados
- Conexão de atividades paralelas em um fluxo de trabalho em vez de integração de seus resultados;
- O ponto de decisão deve ser colocado onde o trabalho é realizado e os controles devem ser construídos dentro do processo;
- A informação deve ser capturada uma única vez na fonte e depois compartilhada.
Mudança de paradigma
O capitalismo estabelece que a competição de mercado é fundamental para aperfeiçoamento das organizações, proporcionando aumento de oferta e redução de preços. No entanto, na realidade as organizações buscam o monopólio, mesmo que este fato não seja explicitamente declarado. Isto ocorre pois é o único reflexo possível resultante das metas crescentes de participação de mercado.
Inovar é arriscar e a chave está na adoção de uma abordagem que permita criação, difusão e incorporação do conhecimento a novos produtos, serviços, processos e sistemas, possibilitando sua utilização e gestão como vantagem competitiva.
Por que redesenho, reengenharia ou mudança de paradigma? A melhoria não é suficiente?
A base do pensamento
competitivo reside na observação do mundo como um lugar escasso onde não há
espaço para todos. Não basta melhorar as coisas e nem resolver os problemas racionalmente. Não basta apenas reformular um produto ou serviço. É preciso reformular o negócio e levar soluções novas para os clientes.
Transformação significa uma opção cara, arriscada e disruptiva. Entretanto, a transformação radical poderá ser a melhor alternativa dependendo do tempo em que o processo atual está em vigor, de sua capacidade em fornecer resultados de forma consistente e de alta qualidade, em executar de maneira rápida e a custos razoáveis, de sua capacidade de produção, de sua competitividade e da própria estratégia de longo prazo da organização. A melhoria, embora boa, normalmente está direcionada a tornar a organização mais eficiente em custos e tempo de ciclo.
Referências
BPM CBOK (2013). Guide to the Business Process Management Common Body of Knowledge. Versão 3.0, em português.