O Ciclo PDCA é uma ferramenta capaz de oferecer melhorias de forma contínua quando aplicado a processos, projetos ou produtos dentro de uma organização. É um método cíclico que contempla implementação, controle e melhoria. A sigla vem do nome em inglês “PLAN-DO-CHECK-ACT”.
O que é o Ciclo PDCA?
O método PDCA, criado por William Edwards Deming — um dos gurus da qualidade —, é também conhecido como: o círculo/ciclo/roda de Deming; ciclo de Shewhart (que é a forma como o próprio Deming chamava o Ciclo); PDSA (plan-do-study-act); OPDCA, no qual o O representa Observação; e PDCL, em que o L representa Learn, ou aprendizado, substituindo o Act e transmitindo uma ideia de constante aperfeiçoamento.
O que podemos garantir é que, independente da forma que o ciclo PDCA seja conhecido, ele é divido em quatro etapas:
- Planejamento (plan);
- Execução (do);
- Checagem (check);
- Ação (act ou adjust).
A repetição é um dos principais aspectos da metodologia PDCA, uma vez que sua proposta é ser aplicada de maneira consecutiva nos processos organizacionais — melhoria contínua. É muito importante ter um bom planejamento e padronização para garantir o funcionamento do seu processo. O objetivo principal do Ciclo PDCA é fazer com que os processos de gestão sejam mais claros, ágeis e flexíveis.
É comum vermos o Ciclo PDCA na forma de um diagrama, como o que segue:
Como usar o Ciclo PDCA?
Como já citamos, o Ciclo PDCA é formado por um conjunto de quatro etapas. Caracterizamos cada uma delas para você entender melhor como funcionam.
Planejamento (Plan)
Toda organização precisa fazer um bom planejamento do seu negócio para obter resultados satisfatórios no final do mês. Já que é a partir do planejamento que a organização saberá quais medidas deverão ser tomadas posteriormente. No Ciclo PDCA o objetivo da etapa de Planejamento é chegar a um plano de ação.
Pare e pense no passo a passo que a empresa deve ter junto com os colaboradores. Além disso, utilize as perguntas e os questionamentos certos para montar o planejamento.
Uma das dicas para esta etapa é partir da análise de pontos fortes e fracos (podendo ter por base a análise derivada da matriz SWOT) e os utilizar para auxiliar na criação de um plano de ação.
Siga as seguintes etapas:
- Identifique a dor e/ou o problema;
- Faça uma análise do fenômeno;
- Faça uma análise do processo;
- Faça um plano de ação.
Execute (Do)
Com o planejamento e o plano de ação já realizados, agora é preciso fazer a divulgação para todos aqueles que de fato participam de todo o processo. Assim poderão se reunir, dar sugestões, dar opiniões, esclarecer as dúvidas e ter um alinhamento entre as partes. Invista também em treinamentos, reuniões e ações que beneficiarão de forma geral a todos e também a empresa em si.
Algumas dicas para a etapa de execução:
- Faça uma programação de dias e horários para esses treinamentos a fim de que todos possam participar;
- Faça uma distribuição dinâmica de tarefas e explique bem cada uma delas, para que não ocorram erros;
- Encontre uma forma de fazer o registro de todos os resultados, sejam eles positivos ou negativos, para que depois saiba o que evitar e qual o melhor caminho a se seguir;
- Acompanhe de perto todos realizarem suas atividades e leve em consideração as opiniões e sugestões de todos os colaboradores, é importante ouvir cada um e fazer uma análise do que cada um acha.
Confira se não se esqueceu de algo (Check)
Na terceira etapa do ciclo do PDCA vai ser necessário fazer uma checagem profunda de todo o processo e resultados obtidos durante a execução. Veja se nada do que foi planejado passou batido e se tudo que foi realizado até aqui foi feito conforme o plano de ação.
Algumas dicas para a etapa de verificação (check):
- Faça comparação com os resultados de agora e os resultados anteriores;
- Essa verificação deve ser feita de maneira que nada atrapalhe as análises depois, por isso ela precisa ser realizada com todos os cuidados;
- Se algo foi deixado para trás ou não saiu conforme o planejado, anote para que nas próximas vezes não volte a acontecer novamente.
Chegou a hora da ação (Act)
Todas as etapas anteriores foram cumpridas com sucesso?
Então a última etapa do Ciclo PDCA deverá conter: ações corretivas (para ajustar possíveis inconsistências); adotar medidas de reforço (para que as inconsistências não ocorram novamente); e, no caso de sucesso, padronizar e treinar.
Pelo que já deu pra ver, o ciclo de PDCA é um método que exige bastante dedicação, análise, estudo e também alguns cuidados. Caso contrário, alguns erros e consequências podem acontecer e isso deve ser evitado. Veja alguns exemplos deles:
- Não ter fundamentos necessários para os problemas que foram encontrados;
- Uma análise errada do atual cenário que a empresa vive;
- Anotação de registros incompletos;
- Falta de treinamentos e ações benéficas de funcionários e colaboradores;
- Padronização errada;
- Algumas tomadas de decisões desnecessárias.
Como evitar erros no Ciclo PDCA?
Existem algumas medidas que podem ser tomadas para evitar que esses erros citados aconteçam de fato. Veja algumas dicas importantes:
- Separe um tempo maior naquela primeira fase do ciclo PDCA, o de planejamento, pois ela é a base de gerenciamento da Organização e vai ser a partir dela que definirá todo o resto, se for pra ter sucesso e bons frutos, então provavelmente será pela dedicação feita no planejamento;
- Dessa forma, somente dê continuidade no processo depois que todos os detalhes do planejamento estiverem certinhos, quando tiver realmente certeza de tudo;
- Se notar que alguns passos desnecessários estão sendo realizados, principalmente na segunda parte do processo — aquela de colocar a mão na massa —, então novamente retorne à fase de planejamento e faça uma releitura e um estudo do que pode ser feito para melhorar ainda mais;
- Não é indicado pular as etapas, pois cada uma delas é importante e tem suas devidas funcionalidades. Se dedique o mesmo tempo para cada uma delas. Se em alguma tiver um defeito ou algo que não esteja de acordo, refaça tudo se for necessário. O sucesso e os resultados virão se cada uma das quatro fases for realizada da forma correta.
O que podemos concluir com o ciclo PDCA?
Este artigo demonstrou o que é Ciclo PDCA, uma ferramenta originada como um método de Controle Total de Qualidade (Total Quality Control), que se bem utilizada garante a satisfação constante do cliente.
O PDCA foi originado inicialmente no contexto industrial, mas seu uso foi difundido para praticamente todas as áreas de atuação de uma organização.
Um dos principais pontos acerca do Ciclo PDCA está na característca de “melhoria contínua”. Ou seja, não há um fim, pois o ciclo é contínuo e leva cada vez a um maior aperfeiçoamento.
Essa é uma das ferramentas mais admiradas e praticadas em todo o mundo corporativo para a resolução de problemas, já que garante resultados positivos.