A importância da comunicação empresarial

A Comunicação empresarial, ou corporativa, é uma das muitas vertentes da arte de se comunicar e você vai entender por que saber usá-la pode trazer muitos benefícios para a “saúde” de qualquer organização.

Introdução à comunicação empresarial

Antes de tratar da Comunicação empresarial propriamente dita, é preciso entender que o processo comunicacional é algo presente em todas as áreas da vida do ser humano. Desde sua concepção até sua morte, tudo o que o homem aprende e tudo em que se torna provém das inúmeras formas que ele possui para interagir com outras pessoas e com tudo o que o cerca.

Os ensinamentos vindos dos pais, familiares, professores, tutores, amigos são inseridos na vida da pessoa, transformando sua maneira de agir, de falar, de pensar e de entender o mundo. Mesmo a interação com animais e, até, com seres inanimados contribuem para a formação do caráter e da personalidade de alguém. Saber que o gelo é gelado provém da experiência em pegar uma pedra de gelo e não porque alguém informou esse fato a você.

Na comunicação corporativa, o princípio é o mesmo. Nós tanto aprendemos como ensinamos as melhores ferramentas para alcançar o sucesso profissional e empresarial.

Então, vamos entender um pouco mais sobre esse “bichinho” chamado Comunicação.

O que é comunicação?

A palavra Comunicação vem do latim “Comene”, que significa comum, e é o processo em que duas ou mais pessoas se entendem, ou seja, chegam a um consenso, trocando e recebendo informações, sentimentos, ideias, opiniões, símbolos ou estímulos.

Para que ela ocorra de maneira eficaz e sem más interpretações, existem princípios e características fundamentais que devem ser compreendidos.

O processo de Comunicação

O processo de comunicação humana pode ocorrer de diversas maneiras: uma simples conversa entre duas ou mais pessoas face a face; através de meios tecnológicos (como celular, e-mail, Twitter); com gestos e expressões faciais; por intermédio de cartas, telegramas; ou, até, pelos inúmeros veículos de comunicação existentes nos dias de hoje (TV, rádio, jornais, revistas, entre outros).

A comunicação se processa quando um emissor (quem fala) envia uma mensagem a um receptor (quem ouve), mas, para que possa haver compreensão, a mensagem requer: um contexto, isto é, uma situação a que ela se refere, um código (uma língua, uma linguagem) pelo menos parcialmente comum entre o emissor e o receptor e, finalmente, um canal que torne possível a comunicação.

Existem diversas maneiras pelas quais podemos nos comunicar. No entanto, não adianta sermos tremendamente sábios, estudiosos, perfeccionistas, exigentes, se não sabemos nos expressar. Muitos problemas poderiam ser evitados se cada um atentasse para a importância de transmitir uma mensagem de forma clara e objetiva ao invés de tentar ser “intelectual” aos olhos dos outros. O que importa é a clareza na transmissão e os resultados conseguidos junto ao público-alvo. Quanto maior o resultado, maior a eficiência do(s) meio(s) e recurso(s) utilizado(s).

A relevância da Comunicação

Existem dois aspectos importantes no processo de comunicação:

Receptividade – receber as informações, assimilá-las e ser o que o meio em que vivemos nos incita (sermos influenciados).
Dialética (questionamento) – receber as informações, questioná-las e transformá-las (influenciar).

Através da comunicação, podemos modificar o pensamento das outras pessoas, levando-as a um entendimento diferente do que possuíam anteriormente sobre suas crenças, valores e comportamentos e é este imenso poder influenciador que torna a comunicação tão importante.

Ela é distinta por informar, formar e persuadir, capacitando o homem para a vida em sociedade, seja na área pessoal, seja no âmbito profissional. Porém, o homem só obterá o poder de se comunicar se, antes, aprender a captar informações, a ouvir outras pessoas e ideias, a discernir o que é relevante do que que é improdutivo, a crescer com seus próprios erros (reconhecendo-os e sendo capaz de assumir a responsabilidade por eles), a valorizar o que o outro tem para transmitir (tirando a barreira do orgulho ou da vaidade) e a compreender que precisa, antes de tudo, ter sua mensagem entendida de forma correta pelo público.

Grandes líderes ou empresários de sucesso não são aqueles que “mandam e são obedecidos”, que falam o que “acham que deve ser dito”, que interpretam as palavras e ações dos outros com pré-conceitos ou preconceitos, mas aqueles que têm o olhar voltado a construir bons relacionamentos com seus parceiros, otimizando a clareza, a objetividade, a simplicidade e a coerência em suas mensagens.

A Comunicação empresarial

Vamos falar agora sobre o principal objeto desse estudo, que é a importância da comunicação empresarial.
Essa pode ser direcionada a dois públicos específicos:

Público interno – neste caso, o intuito é divulgar informações, decisões, estratégias, mudanças ou coisas que se relacionem, direta ou indiretamente, com o corpo de funcionários e colaboradores da empresa.
Público externo – aqui, o objetivo não se refere somente à divulgação de produtos ou serviços, mas à fixação da marca, à manutenção da boa imagem da organização, ao relacionamento com consumidores, fornecedores, jornalistas, concorrentes e ao mercado em geral.

Um erro comum entre alguns empresários é achar que apenas o mercado externo deve ter a atenção dos profissionais de comunicação ou de marketing. O público interno também deve ser considerado e, por vezes, até mais que o de fora, pois, são os funcionários que fazem a empresa ser bem sucedida. Não basta idealismo e investimento financeiro. A satisfação ou insatisfação de um trabalhador pode levantar ou derrubar um departamento ou, por vezes, toda a organização.

Objetivos a serem alcançados pela comunicação empresarial

Existem, como já visto, dois públicos diversos para a empresa (interno e externo). Sendo assim, os objetivos podem ser semelhantes para ambos ou ter um direcionamento específico para cada um.

Alguns objetivos que podemos destacar são:

Compreensão – uma correta interpretação de uma mensagem é a chave para que se obtenha o resultado esperado. Muitos empresários e líderes de departamentos têm uma imensa dificuldade de se fazer entender e, o pior, de compreender o que seus liderados ou parceiros de negócios realizam ou tentam expressar.
Existem inúmeros casos em que a empresa perde excelentes colaboradores porque seus gestores sofrem com uma incapacidade gigantesca de se comunicar. Esta falha na comunicação pode acarretar grandes prejuízos, não apenas financeiros, mas na qualidade dos serviços e do desempenho de seus funcionários. O chefe de um departamento deve estar atento para analisar seu próprio comportamento afim de perceber quando a comunicação interna está precária e corrigir sua postura para agregar valores aos seus liderados, fazendo com que todas as engrenagens da organização (interna ou externa) funcionem em harmonia.
Crescimento – o crescimento pode estar ligado ao aumento nos lucros, à satisfação dos consumidores em relação aos produtos, serviços e/ou imagem da empresa, ao propósito de atingir novos e maiores mercados entre outras coisas. Seja qual for a meta, deve-se pensar nos dois públicos, pois ambos são valiosos para que a organização chegue a um patamar mais elevado.
Divulgação – nenhuma empresa pode crescer sem divulgação e esta pode ser direcionada aos dois públicos porque ambos precisam conhecer os produtos e/ou serviços oferecidos para gerar seu consumo e/ou aquisição. Posso afirmar, no entanto, que o corpo de funcionários deve sempre ter a prioridade desse conhecimento para que sejam coparticipantes no processo.
Fixação da marca – muitos anúncios publicitários enfatizam a “marca” e não um produto específico. É o que pode ser chamado de Propaganda Institucional. O intuito é que a empresa alcance um nível excelente de credibilidade para que tudo o que produza seja consumido sem “medo ou restrições”.
Por exemplo:
O que vem à sua mente ao ler os slogans abaixo? Pode ser que não seja a sua favorita, mas com certeza você consegue associar a frase a uma marca.

“A verdadeira maionese”;
“A Vida com S é Mais Gostosa”;
“Não esqueça a minha Caloi”;
“Se é Bayer, é bom”;
“A diferença é que o Estadão funciona”;
“Tem coisas que só a Philco faz por você”;
“Abra a boca é Royal”.

Não importa o que a empresa responsável pela marca oferece, pois todos os produtos associados a ela serão inclusos na imagem positiva ou negativa que ela tenha criado junto ao mercado.

Criação de parcerias – No mundo empresarial, havia antigamente o consenso de que o importante era a produção de bens e serviços de acordo com a determinação do fabricante, os quais eram fornecidos sem um planejamento estratégico. Isto acarretava inúmeros prejuízos porque o foco era “vender, vender e vender”, porém nem sempre a produção estava de acordo com a necessidade real dos consumidores, gerando excesso de estoques, que acabavam “encalhando”.
Os empresários passaram, a partir do século XX, a se questionar sobre aspectos antes inexistentes, tais como: o que os clientes gostariam de comprar, com que cara, em que quantidade, por qual preço, em quais locais etc. Esse questionamento deu origem ao Marketing e passou-se à busca de “parceiros” comerciais. Essa definição de parceria começou, logo em seguida, a ser aplicada em todos os âmbitos mercadológicos: público-alvo, fornecedores, colaboradores e todos quantos poderiam contribuir com o crescimento da organização.

É preciso compreender que, para atingir as metas e objetivos propostos, existe um conjunto de ações a serem tomadas que visam reforçar a imagem de uma empresa ou de uma entidade junto ao seu público-alvo. Essas ações têm sido, a cada ano, aprimoradas em vista de inúmeros fatores, como o grande crescimento da concorrência, as constantes mudanças no mercado, as novas tecnologias, a globalização e as novas aspirações pessoais e profissionais dos indivíduos.

Um bom planejamento aplicado de maneira decisiva e precisa traz resultados impressionantes e extremamente valiosos. Então, as dicas são:

Planejar – Não se pode desenvolver qualquer tipo de comunicação sem antes fazer um plano de ação. Para que a empresa chegue a um resultado eficaz, devem-se analisar vários aspectos e características importantes relacionados ao seu público-alvo:

Quem é o receptor de sua mensagem – faixa etária, nível sociocultural, tipo de “interação” entre os participantes do processo (cliente, colaborador, fornecedor etc.). Saber com quem se fala é fundamental para evitar barreiras na comunicação que levem a uma má interpretação e a um resultado negativo.
Determinar a forma como a mensagem será transmitida – De acordo com o estabelecimento e o reconhecimento de quem se deseja alcançar, é preciso definir os meios a serem usados, os quais podem ser: e-mails, comunicados, telefonemas, reuniões, publicação nas mídias sociais ou nos diversos veículos de comunicação (rádio, TV, mídia impressa, Internet), enfim, escolher o modelo mais apropriado a cada público ou indivíduo.

Buscar as melhores estratégias – A empresa deve formular uma estratégia ampla com vários passos e opções para otimizar seu desempenho a curto, médio e longo prazo. Ou seja, montar um plano que atenda o presente, sem se esquecer do futuro, próximo e distante.
Colocá-las em prática – é preciso que o planejamento não fique somente no papel, mas seja realizado. O empresário, gestor ou líder deve colocar seu plano em ação para obter o resultado que busca.
Analisar os resultados – Depois de colocar o planejamento em prática, o trabalho não finalizou como muitos, erroneamente, acreditam. Uma das partes mais importantes é a análise posterior dos resultados alcançados e perceber se as estratégias usadas foram bem sucedidas. Chamamos a isto de Feedback.

O Feedback na comunicação corporativa

Ser capaz de perceber falhas, furos e ter habilidade de reformular e redirecionar os planos de ação tornam a comunicação mais eficaz e produtiva. Feedback é uma palavra muito usada nas organizações comerciais e contribui muito com o sucesso da empresa. Trata-se do “retorno” obtido através de comentários, sugestões, troca de experiências entre o emissor e seu(s) receptor(es).

O objetivo do feedback é encontrar o que precisa de correção ou melhorias e precisamos estar abertos a:

Receber – se desejamos crescer, seja no âmbito pessoal ou profissional, devemos estar abertos a receber opiniões de outras pessoas, mesmo que, a princípio, pareçam desagradáveis ou contrárias.
Dar – Da mesma forma, devemos estar aptos para expressar nossas opiniões sobre elas.

Quando o feedback é aplicado de forma correta, ele pode proporcionar grandes benefícios para quem o oferece e para quem o recebe.

Desenvolvimento pessoal e profissional dos envolvidos;
Melhoria no relacionamento;
Melhoria da autoestima e autoconfiança;
Resultados e metas alcançadas de forma mais produtiva;
Crescimento da organização ou instituição.

Considerações finais sobre a comunicação empresarial

Esse artigo não visa abranger todos os aspectos da Comunicação empresarial, mas fornecer um entendimento básico de sua importância para que as empresas e todos os envolvidos no seu processo de crescimento sejam bem sucedidos e consigam atingir suas metas.